GED : Gestion Electronique des Documents : dématérialiser et archiver les documents de l’entreprise
Public visé
- Toute personne amenée à classer et gérer les documents papier et électroniques
- Manager, dirigeant souhaitant mettre en place ou améliorer le partage des documents
Pré requis
Aucun prérequis en matière de compétences numériques.
Être à l’aise avec l’environnement et les outils informatiques.
Venir avec un ordinateur portable
Positionnement pré formation et accompagnement personnalisé
Afin de personnaliser le parcours des stagiaires, un questionnaire pré formatif de positionnement est transmis à chaque participant afin de prendre en compte leurs attentes individuelles et leur niveau au regard de chaque objectif pédagogique. En fonction des retours des participants, l’intervenant adapte le déroulement, le contenu pédagogique et s’assure de l’atteinte des objectifs de chacun.
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les enjeux de la GED
- Mettre en place une méthodologie de travail conforme au concept de GED
- Bâtir un plan de classement collaboratif
- Gérer l’archivage documentaire dématérialisé et appliquer la réglementation en vigueur
Contenu
Définir ce qu’est une GED
- Définition et périmètre
- Identifier et définir ce qu’est un document
- Reconnaître les différents types de GED
Les enjeux liés à l’intégration des documents
- Qui est concerné par le traitement des documents
- La prépondérance des documents au format électronique
- Les conséquences d’une gestion documentaire non maîtrisée
- Les exigences opérationnelles de productivité de l’information
La réglementation associée au document électronique
- Assurer la valeur probatoire des documents
- Les textes et lois qui régissent la GED
- Les fondamentaux du RGPD
- La signature électronique
Réaliser un audit d’organisation
- Identifier les différents types de documents existant dans l’entreprise
- Repérer les activités et l’organisation des services
- Repérer les différentes sources de documents
Elaborer un plan de classement collaboratif
- Identifier les éléments constitutifs du plan de classement dans une GED
- Inventorier les documents et leurs sources
- Analyser les besoins de l’entreprise en termes de classement
Elaborer un calendrier de conservation des documents électroniques
- Comprendre le cycle évolutif des documents
- Identifier les éléments indispensables à la conservation des documents électroniques
- Durée de conservation des documents et de l’information
Méthode pédagogique
– Études de cas concrets issus des expériences des stagiaires
– Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
– Logiciel de GED gratuit téléchargeable par lien fourni par le formateur.
Mise en oeuvre d’une méthode pédagogique active et pratique présentant les règles et les techniques d’utilisation d’un outil de gestion et d’organisation du travail de classement et d’archivage électronique
Résultats attendus
Le stagiaire reçoit une attestation de fin de formation et un certificat de réalisation (attestation d’assiduité pour le client).
Assiduité attestée par émargement papier ou numérique.
Méthodes et modalités d’évaluation
Une évaluation des acquis des participants est réalisée en cours et en fin de formation via des quizz et des mises en situation afin de valider l’atteinte des objectifs visés.
Un questionnaire post formation à chaud est complété par les participants afin de mesurer leur niveau de satisfaction et l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Évaluation par une enquête à froid : pédagogique auprès du commanditaire (vérifier que les besoins en formation ont bien été couverts par l’action) et du transfert en situation de travail auprès du stagiaire.
Information Handicap
Nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap. Chaque situation étant unique, nous vous demandons de préciser votre situation à l’inscription. Nous pourrons ainsi confirmer l’ensemble des possibilités d’accueil et vous permettre de suivre la formation dans les meilleures conditions.
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les référents handicap d’LB Développement Outre-Mer
0590 810 325
Christel PEZAT – christel.pezat@lboutremer.com
